Come capire qual è l'evento giusto per la tua azienda?

Gli eventi aziendali possono essere un grande strumento di pubblicità e non solo.

Vediamo più nel dettaglio di cosa stiamo parlando...

Prima di tutto bisogno individuare il problema di cui soffre la vostra azienda. I problemi possono spaziare in tutti gli ambiti, potreste dover aumentare la consapevolezza dell'appartenenza dei vostri collaboratori, dare delle informazioni nuove, delle notizie importanti, lanciare un nuovo prodotto, motivare ed istruire la forza vendita, premiare i vostri dipendenti, aprire le porte a clienti nuovi e vecchi, fornitori e giornalisti,....

Per ognuna di queste problematiche esiste un evento o un ciclo di eventi che ne permette la soluzione.

Ad esempio, se doveste risolvere delle controversie nate tra i vostri collaboratori o rafforzarne l'affiatamento, un'attività di team building (approfondisci qui) è quello che fa per voi. Che vantaggio potrebbero trarre i vostri affari dall'avere una squadra che collabora di più e che è più in sintonia?

Quanto potrebbe essere utile lanciare un nuovo prodotto con un evento dedicato alla vostra forza vendita, in modo che si senta coinvolta e partecipe delle decisioni dell'azienda? Con quanta più motivazione venderà il vostro prodotto? (approfondisci qui).

Quanto è importante rapportarsi con i propri clienti e creare relazioni con i potenziali con un evento?
L'evento permetto di creare delle relazioni molto forti, grazie all'ancoraggio che i partecipanti fanno tra l'azienda e un'esperienza emotiva ed emozionale senza paragoni (approfondisci qui).

La convention aziendale (approfondisci qui) è una delle attività che ogni azienda dovrebbe svolgere periodicamente. Permette, infatti, ai vari reparti di incontrarsi, vivere un'esperienza unica che fa in modo che i collaboratori si sentano parte di qualcosa di più grande, se poi, è unita a momenti di formazione, il binomio che ne scaturisce ha un'enorme potenza. Tutto questo non porterà fatturato in più?

E' ovvio che l'organizzazione dell'evento è importantissima, bisogna tenere presente in ogni momento della pianificazione il problema che si deve andare a risolvere e su quello creare il piano marketing, il format dell'evento e tutta la comunicazione.

Ad ogni obiettivo il suo evento

Lo scopo di un evento definisce interamente le caratteristiche e le modalità di un evento. I fini possono essere di vario tipo, e possono anche essere combinati insieme per lo stesso evento. I principali sono:

·         Visibilità aziendale verso l'esterno o verso l'interno

·         Fidelizzazione dei clienti

·         Acquisizione di nuovi clienti

·         Scopi commerciali (vendita/acquisizione nuovi contatti)

·         Aumentare lo spirito di aggregazione tra dipendenti per aumentare la produttività

·         Aumentare la fedeltà dei dipendenti e lo spirito di appartenenza

·         Acquisire maggior apprezzamento/riconoscimento a livello sociale

L'evento permette all'azienda di raggiungere ognuno di questi scopi in maniera immediata ed efficace in quanto l'azienda si collega ad un'esperienza emotiva ed emozionale che è sicuramente più persuasiva di un qualsiasi altro mezzo di marketing.

Organizzare bene l'evento, rivolgersi al target giusto, programmare ogni momento in maniera da raggiungere l'obiettivo finale, sono passi fondamentali che danno all'azienda organizzatrice un grande valore aggiunto.

Quanto può essere importante lanciare un nuovo prodotto con un evento?

La situazione economica e la sostanziale indifferenziazione dei prodotti hanno spinto le aziende a riconsiderare in tutta la sua importanza il fattore umano: strati sempre più ampi di dirigenti d’azienda prendono coscienza che i dipendenti filtrano le disposizioni di lavoro con i propri sentimenti e le rapportano ai loro “bisogni” (intesi nell’ottica psicologica, non in quella materiale, di sopravvivenza).

 

Sempre più persone comprendono la necessità di “vendere” i prodotti e i servizi prima di tutto ai propri collaboratori: più i componenti della rete di vendita si caricheranno empaticamente del “concetto” che è alla base del prodotto o del servizio, più sapranno argomentarlo con convinzione, promuoverlo e “rivenderlo”.

Ci sono, infatti, strumenti di comunicazione che possono diffondere la “competenza tecnica”, mentre la riunione di lancio è il mezzo più formidabile per diffondere la “competenza psicologica”.

Tutte le facoltà devono essere concentrate sul prodotto o servizio da introdurre, e sugli obiettivi che si desiderano conseguire col convegno, ovvero lo sviluppo della competenza psicologica attraverso la motivazione

Al termine del convegno la stragrande maggioranza dei convenuti deve ripartire con la convinzione di aver partecipato al “parto” del prodotto o del servizio, e di aver contribuito a mettere a punto le argomentazioni di vendita.

Quando si parla di comunicazione nei convegni, è normale fare la distinzione tra la comunicazione che precede l’evento aggregativo, quella che si svolge durante il meeting e quella che segue dopo.

Per le “normali” convention di vendita si è soliti impostare la comunicazione pre evento in forma molto essenziale, quasi esclusivamente di cortesia: si comunicano il luogo e la data del convegno, come raggiungere la sede della convention, l’indirizzo, il numero di telefono e di fax, la data di chiusura, e poco più.

Per il kick-off (l’evento del lancio del prodotto) è necessario aggiungere qualche elemento che crei una certa attesa, una dose di curiosità, un’aspettativa che predisponga al pensiero creativo e fertilizzi il campo emotivo sul quale si innesterà il processo di motivazione.

Nel corso del convegno la comunicazione deve rimanere ancorata all’essenzialità nella fase iniziale, quando è utile richiamare l’attenzione sulle “premesse” che hanno portato al nuovo prodotto o servizio, fino a creare un’attesa, una sorta di pathos.

Successivamente la comunicazione verbale dovrà cedere totalmente il campo agli elementi (luci, suoni e immagini) che possono creare emozione liberatorie e suggerire metamessaggi.

La terza fase sarà ancora caratterizzata da divergenza creativa, necessaria per “ancorare” psicologicamente gli elementi di base della novità.

L’ultima fase del convegno dovrà tendere alla “convergenza” logica, evitando che questa si dipani attraverso asserzioni.

La comunicazione post evento dovrebbe essere impostata secondo una rete idonea a consentire un monitoraggio tempestivo delle prime reazioni sul campo, e la ridistribuzione rapidissima delle notizie utili per ritoccare la taratura della “sales story”.

 

 

 

Otto obiettivi per una convention di successo

Quasi tutte le aziende si avvalgono di una rete distributiva per portare sul mercato prodotti o servizi. Il convegno rappresenta il modo più veloce per presentare le impostazioni commerciali in modo uniforme ad una pluralità di venditori, ottenere il consenso e renderli operativi.

La convention aziendale è diventata ormai un elemento fondamentale dell'intero sistema di comunicazione d'impresa.

Una convention si può dire riuscita se:

- diventa uno strumento di comunicazione (mettere in comune) di informazioni
- diventa uno strumento di motivazione (ambiente stimolante)
- si pone come uno strumento di apprendimento e addestramento
- si rende come strumento partecipativo
- diventa un'occasione favorevole per vendere idee e programmi
- si pone come un'occasione per sviluppare: atteggiamenti, consapevolezza, abilità
- permette di apprendere gli uni dagli altri, attraverso simulazioni ed esercizi
- diventa un'occasione per stimolare prima ciò che andremo a fare

La convention ideale si basa sulla partecipazione reale e interattiva dei partecipanti e non crea un effetto-gregge ma stimola la creazione di veri e propri gruppi di lavoro, in collegamento con momenti aggregativi più spettacolari.

Team-building: costruire e mantenere il team

La “costruzione del team” è un processo che dura nel tempo, non il risultato di un fine settimana di trovatine e giochini.

È un processo costante di assestamenti proprio perché il campo d’azione delle imprese e i rapporti tra i componenti della squadra si modificano continuamente.

In ogni gruppo ci sono individui con dominanze psicologiche diverse che si riflettono in attitudini diverse.

Costringere individui a fare ciò per cui non sono portati significa esporli alla derisione e calarli di colpo nella “psicologia del fallimento”, con conseguenze spesso irreparabili.

Troppo spesso non si considera che l’elemento virtuoso del “gruppo” sia proprio la sua eterogeneità. Il concetto sinergico è proprio il fatto che il lavoro in team genera un risultato superiore a quello della pura somma dei lavori singoli.

La sinfonia si fa con specialisti di vari strumenti, non con tanti orchestrali che suonano tutti il trombone.

Il team è prima di tutto un gruppo nell’ottica psicosociale. Quindi, si tratta di persone che si rendono conto e accettano di essere assieme ad altre, con le quali condividono interessi comuni e obiettivi. I componenti del team sono consapevoli che i risultati che possono ottenere stando insieme non potrebbero mai essere ottenuti stando separati. E desiderano far parte del team.

L'investimento per il team building in azienda può avere un ottimo ritorno se fatto con cognizione di causa.

A seconda che si debba costruire il team da zero o che si debba risolvere qualche problema specifico, le attività vanno create su misura, in maniera minuziosa, e calibrate sui singoli componenti del gruppo.

Lo scopo di un buon team building, infatti, è quello di risolvere il problema con attività mantenendo ed esaltando le peculiarità di ogni componente in favore del lavoro di gruppo.

Per esemplificare il concetto vi racconto una storia.

Un bambino si avvicino' a tre muratori e chiese "Che cosa state facendo?"  " Sto mescolando la malta" rispose il primo, "Sto aiutando a riparare questo muro", rispose il secondo. Il terzo sorrise e disse " Stiamo costruendo una cattedrale".

Qual è il miglior collaboratore secondo voi?

Per fatturare di più, un evento ti offre molte opportunità

Lo scopo di un evento ne definisce interamente le caratteristiche e le modalità. I fini possono essere di vario tipo, e possono anche essere combinati insieme per lo stesso evento. I principali sono:

·         Visibilità aziendale verso l'esterno o verso l'interno

·         Fidelizzazione dei clienti

·         Acquisizione di nuovi clienti

·         Scopi commerciali (vendita/acquisizione nuovi contatti)

·         Aumentare lo spirito di aggregazione tra dipendenti per aumentare la produttività

·         Aumentare la fedeltà dei dipendenti e lo spirito di appartenenza

·         Acquisire maggior apprezzamento/riconoscimento a livello sociale

I vantaggi che offre un evento in termini di conversione rispetto ad altri mezzi di comunicazione, come ad esempio la pubblicità con AdWords e Facebook o il pubblicità offline, è indubbio.
Basti pensare al contatto diretto che si instaura con il cliente già acquisito o potenziale, il fornitore, l'ente presente, a come il contatto sia influenzato dall'esperienza emotiva ed emozionale dell'evento, cosa quest'ultima, che crea in maniera indelebile un collegamento nella mente del partecipante tra l'azienda e l'immagine che se ne dà durante l'evento.

Obiettivo: Comunicare

L’obiettivo di un evento è quello di comunicare.

 

E quando si vuole comunicare qualcosa, non si desidera altro che produrre un cambiamento nell'interlocutore.

 

Attraverso gli eventi, questo è ancora più facile, poiché è possibile accompagnare il pubblico di riferimento attraverso tutte le fasi del cambiamento con le opportune strategie, in modo da dirigerlo verso il risultato prefissato.

 

Dopo che si è definito in maniera precisa lo scopo dell'evento, bisogna chiedersi quale cambiamento si vuole generare nel target che si è identificato, ad esempio un acquisto, un’azione, l’adozione di un comportamento, di una nuova idea,....

A seconda dello scopo esistono diversi modelli gerarchici di risposta.

L’evento deve guidare il partecipante in ogni stadio con azioni ad hoc che lo portino allo stadio successivo.

Come esempio, analizziamo il terzo modello:

attenzione: l’individuo apprende l’esistenza di una nuova idea o tecnica ma ne ha scarsa conoscenza

interesse: l’individuo comincia ad interessarsi alla nuova idea e cerca di capire i vantaggi che potrebbe trarne

valutazione: l’individuo applica mentalmente la nuova idea e ne valuta l’efficacia in base alle proprie necessità

prova: l’individuo mette in pratica la nuova idea, quasi sempre su scala ridotta, e si interessa su come fare  a conoscere i vari aspetti nel dettaglio

adozione: se l’idea si rivela utile, l’individuo l’accetta


A differenza di qualsiasi altro strumento di marketing, l'evento permette di controllare ogni passaggio del processo comunicativo, senza lasciare nulla al caso o all'errata interpretazione degli utenti. 

Perchè un evento aziendale?

In Italia è diffusa l’abitudine di chiamare  congressi tutti gli eventi aggregativi.

In effetti il congresso è soltanto una tipologia di meeting: tra le altre, quelle più numerose sono le convention aziendali, i simposi, i seminari, i viaggi incentive.

Vi sono inoltre tipologie meno ”frequenti”, ma che richiedono ugualmente spiccate specializzazioni. Tra di esse annoveriamo la fiera, il workshop, lo speakers forum, il kick off (lancio di prodotto) e altre ancora.

Perché è importante chiarire di quale tipo di convegno si parla?

Perché ogni tipologia aggregativa ha specificità proprie e ben diverse dalle altre.

Tra gli elementi che determinano la differenza tra un convegno e l’altro ci sono:

·       gli scopi del convegno

·       il pubblico di riferimento

·       il rapporto psicologico iniziale tra relatore e uditore

·       i mezzi della comunicazione.

 

L'evento aziendale, di qualunque tipologia sia, è un ottimo modo per ampliare i contatti, rafforzare l'immagine dell'azienda, parlare sia al pubblico interno che a quello esterno.

 

Se ben fatto, permette contemporaneamente di aumentare il fatturato (creando un format in cui si preveda la vendita di biglietti o di spazi espositivi, oppure motivando la forza vendita) e di fare networking per ampliare il target già individuato o aggiungerne uno nuovo.